Mã vạch, một công cụ nhỏ bé nhưng vô cùng mạnh mẽ làm thay đổi rất nhiều cuộc sống của chúng ta. Chúng đang tồn tại xung quanh chúng ta, ước tính mỗi ngày có hơn 10 triệu mã vạch được quét. Hiện nay đa số các phần mềm đều có kết nối với máy quét mã vạch để tăng tốc xử lý dữ liệu và thao tác nhanh hơn. Đặc biệt khi kết hợp với các phần mềm chạy online, bạn sẽ truy xuất thông tin của sản phẩm ở bất kỳ nơi đâu mà bạn có mạng
1. Mã vạch (Barcode) là gì ?
- Mã vạch (Barcode) là một dạng mã hóa ký tự và ký số sang dạng vạch
- Phần số và phần ký tự có thể được đọc bằng mắt nhưng phần mã vạch thì chúng ta phải sử dụng máy đọc mã vạch mới có thể đọc được thông tin
- Mỗi một đối tượng được xác định với mỗi một mã vạch duy nhất mà nó mang trong suốt vòng đời
2. Phân loại mã vạch :
- Mã vạch 1D : Đây là một mã vạch tuyến tính thông thường. Nó có một hàng duy nhất các thanh mã vạch tương tự như hàng rào. Mã vạch được gọi là "một chiều" bởi vì tất cả dữ liệu được mã hóa trong chiều rộng ngang. Tăng nội dung dữ liệu chỉ có thể đạt được bằng cách tăng chiều rộng. Bên ngoài một điểm nhất định mã vạch trở nên quá rộng để quét một cách dễ dàng. Mã vạch 2D : 2D có nghĩa là “hai chiều”, các mã vạch 2D chứa được nhiều thông tin quy ước chiều mã vạch hơn tuyến tính/ 1D. Những quy ước mã vạch rộng lớn nhiều hơn dữ liệu được mã hóa.
- Mã vạch 2D: làm cho việc sử dụng theo phương thẳng đứng để chứa được nhiều dữ liệu hơn. Mã vạch 2D đã có thể tự động quét CCD và máy quét laser và hai thiết bị này đã thay thế loại “bút ánh sáng”. Tại thời điểm này thông thường nhất CCD và Laser máy quét không thể đọc mã vạch 2D nhưng điều này là có khả năng thay đổi. Barcode Man người đầu tiên giới thiệu máy quét mã vạch kế hợp 1D và 2D với chi phí thấp.
- Ngày nay không chỉ riêng các loại máy đọc mã vạch có thể đọc được các loại mã vạch mà chúng ta còn có thể sử dụng chính người bạn thân yêu của chúng ta để đọc mã vạch một cách nhanh chóng đó chính là chiếc SmartPhone của các bạn. Chính vì sự đơn giản và tiện lợi của mã vạch mà chúng được sử dụng rộng rãi trong cuộc sống của chúng ta. Nếu các bạn chú ý 1 chút thì chúng ta có thể nhìn thấy mã vạch trên mỗi một sản phẩm, hàng hóa mà chúng ta mua ở siêu thị, các cửa hàn tiện lợi, vvv…. Chính từ các loại mã vạch này mà chúng ta có thể biết thêm rất nhiều thông tin hữu ích về sản phẩm chúng ta vừa mua. Vậy có thể thấy ứng dụng lớn nhất của mã vạch chính là trong việc quản lý hàng hóa, cung cấp thông tin cho người tiêu dùng, qua đó cũng chính là biện pháp quản cáo khá hiệu quả
3. Phương pháp sử dụng mã vạch để quản lý hàng hóa ?
- Phương pháp 1: mỗi một sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Nếu thực hiện theo phương pháp này sẽ làm tăng nhanh số lượng mã vạch cần sử dụng. Tuy nhiên ưu điểm của nó là dễ dàng tra cứu thông tin sản phẩm.
- Phương pháp 2: sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với phương pháp này thì chúng ta sẽ tiết kiệm được lượng mã vạch cần sử dụng tuy nhiên chúng ta không thể biết được chính xác sản phẩm nào được phân phối cho khách hàng nào mà chỉ có thể nhận biết được các thông tin cơ bản của sản phẩm đó như sản phẩm đó nằm trong lô sản phẩm nào, sản xuất ngày nào, xuất kho này nào, …
Tùy theo loại sản phẩm của doanh nghiệp mà chúng ta có thể sử dụng một trong hai phương pháp trên để dùng mã vạch vào việc phân loại sản phẩm
4. Quy trình thực hiện việc phân loại sản phẩm bằng mã vạch
- Bước 1: dán mã vạch cho sản phẩm: Sau khi sản phẩm được sản xuất chúng sẽ được đặt mã và được máy in mã vạch in mã lên trên bao bì của sản phẩm. Chúng ta có thể sử dụng các loại máy in nhiệt, máy in chuyên dụng để in mã vạch. Sử dụng loại máy in nào là tùy thuộc vào đặc điểm của sản phẩm cũng như điều kiện của doanh nghiệp. mã vạch có thể được in trực tiếp lên bao bì sản phẩm hoặc in vào giấy decal sau đó được dán lên bao bì sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng
- Bước 2: nhập kho và xuất kho Sau khi sản phẩm được in mã vạch để phân loại thì nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.Tương tự như quy trình nhập khoa sản phẩm thì quy trình xuất kho cũng diễn ra tương tự nhưng theo bước ngược lại, nhân viên sẽ tra cứu trên hệ thống máy tính quản lý kho để tìm ra vị trí của lô hàng sau đó sẽ đùng máy quét mà để làm phiếu xuất kho cho sản phẩm
- Bước 3: phân phối sản phẩmTrước đây thay vì dùng một danh sách để phân phối sản phẩm đến đơn vị bán lẻ rất khó khăn trong việc kiểm kê sản phẩm, thì nay với việc dùng mã vạch chúng ta có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nhanh chóng và chính xác. Chỉ cần vận chuyển đến kho của đơn vị bán lẻ, nhân viên kho sẽ quét mã và nhập thông tin vào máy tính và thế là công việc kết thúc. Tuy nhiên vòng đời của mã vạch in trên sản phẩm vẫn chỉ mới hết phân nữa thời gian.
- Bước 4: kết thúc và tái sử dụngĐến bước này thì người tiêu dùng có thể quét và tra cứu các thông tin liên quan đến sản phẩm như ngày sản xuất, hạng sử dụng, công ty sản xuất, xuất sứ,…. Khi bạn mua một thứ gì đó từ của hàng mã vạch của sản phẩm đó sẻ được máy quét mã vạch đọc và tính hóa đơn bán hàng cho bạn, thật tiện lợi cho cả người bán hàng và khách hàng, nó giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và công sức. Sau một thời gian mã vạch sẽ được nhà sản xuất tái sử dụng để cấp cho các lô hàng mới, vì vậy vòng đời của mã vạch lại tiếp tục
5. Lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong quản lý sản phẩm :
- Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng lợi nhuận
- Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng & giá thành sản phầm thấp.
- Giảm thời gian cho các bộ phận kho bãi và quản lý sản phẩm
- Tăng tính minh bạch trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp
- Giúp người tiêu dùng xem được thông tin về sản phẩm một cách nhanh chóng qua đó là một kênh quản cáo uy tín mà doanh nghệp không phải tốn đồng xu nào
- Mang lại sự nhanh chóng trong các khâu vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm qua đó làm giảm thời gian xoay vòng vốn cho doanh nghiệp, tăng tính cạnh tranh cho hàng hóa
Nếu bạn có nhu cầu viết phần mềm sử dụng mã vach để quản lý chạy online hãy liên hệ ngay với chúng tôi, công ty chuyên viết phần mềm theo yêu cầu để được tư vấn và giải quyết vấn đề hiện tại của các bạn