Công nghệ đã len lỏi vào trong cuộc sống của con người phục vụ cho mọi nhu cầu của cuộc sống . Một trong những ứng dụng thành công của công nghệ vào trong đời sống của con người đó chính là sáng chế ra những phần mềm thông minh. Việc áp dụng những phầm mềm phục vụ cho việc quản lý, bán hàng đã không còn xa lạ gì với các chủ công ty và xí nghiệp. Việc áp dụng phần mềm quản lý là một xu thế tất yếu. Nhưng làm thế nào để sử dụng triệt và hiệu quả phầm mềm vào việc quản lý bán hàng thì không phải ai cũng làm được.
Các bạn thấy một việc rất hiển nhiên khi đi mua hàng tại các shop, siêu thị, trung tâm mua sắm đó là họ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như một chiếc máy chỉ dùng để tính giá và in hoá đơn mà không tận dụng hết được các tính năng để quản trị công việc kinh doanh của mình sao cho hiệu quả . Công việc kinh doanh sẽ trở lên khó khăn hơn nếu không biết sử dụng phần mềm quản lý đúng cách. Để áp dụng phầm mềm quản lý sao cho đứng cách và hiệu quả chúng ta sẽ cùng nhau tham khảo một số gợi ý dưới đây:
1. Quản lý, phân công công việc cho nhân viên
Quản lý con người không phải là một việc dễ dàng đòi hỏi nhà quản lý không chỉ có kĩ năng mà còn phải có tầm nhìn và đạo đức. Việc nhà quản lý phân công đúng người đúng việc sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh thuận lợi hơn rất nhiều.
Nhà quản lý biết được năng lực của từng nhân viên nắm được ưu và nhược điểm của họ phân công rõ quyền hạn trách nhiệm của nhân viên để họ nắm rõ và ý thức được công việc được giao. Phầm mềm quản lý cho phép bạn phân quyền cho từng nhân viên theo các hoạt động diễn ra thực tế, hơn thế nữa phần mềm sẽ hỗ trợ cho nhà quản lý theo dõi từng hoạt động trong công việc và kết quản làm việc của từng bộ phận từng nhân viên trên phần mềm.
2. Thực hiện theo đúng quy trình
Áp dụng phần mềm quản lý phục vụ cho việc kinh doanh đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích. Nếu bạn sử dụng phần mềm vào việc quản lý bán hàng thì phần mềm quản lý sẽ làm cho cửa hàng của bạn trở lên chuyên nghiệp hơn, phục vụ khách hàng được tốt hơn, giảm thiểu sức lao động cho nhân viên, bạn có thể dễ dàng quản lý hàng hoá, doanh thu, lợi nhuận hàng tuần, hàng tháng, hàng năm….
Nhưng để làm được như vậy người sử dụng phần mềm phải thực hiện đúng theo quy trình tự bản thân nó không thể làm được điều đó. Các hoạt động liên quan đến xuất nhập hàng hoá đều phải cập nhật vào phần mềm một cách đầy đủ, chính xác , ngay lập tức thì phần mềm mới tạo ra được những báo cáo thống kê, phân tích một cách chính xác kịp thời. Phầm mềm là một công cụ hỗ trợ vô cùng thông minh giúp những nhà quản lý thực hiện các hoạt động kinh doanh và ra quyết định kinh doanh một cách hiệu quả, nhưng thực sự nó chỉ hiệu quả và chính xác khi người sử dụng theo đúng quy trình.
3. Kiểm tra dữ liệu kinh doanh một cách thường xuyên
Việc bạn kiểm tra giám sát sử dụng phần mềm thường xuyên sẽ giúp cho phòng tránh được các rủi ro sai sót về dữ liệu kinh doanh. Đây là bước quan trọng trong việc sử dụng phần mềm. Nhiều khi các cửa hàng, shop bán hàng sau khi sử dụng một phần mềm một thời gian thường cho rằng phầm mềm bị lỗi nhưng thực chất thì không phải như vậy. Bạn có thể thấy đó là do một số nguyên nhân như : Nhập sai chứng từ, người dùng xuất hàng trước , nhập hàng sau, thậm chí quên nhập hàng. Trong những trường hợp này, tại thời điểm xuất hàng giá bán hàng sai lệch dẫn đến lãi gộp hàng bán không đúng.
Để việc kinh doanh hoạt động theo đúng quy trình, hiêu quả, thì nhà quản lý phải làm những công việc sau trên phần mềm:
Thường xuyên kiểm kê hàng hoá: Hàng hoá phải được kiểm kê rõ ràng điều chỉnh chênh lệch hàng hoá giữa tồn thực tế và tồn sổ sách. Hạn chế việc sửa xoá chứng từ, việc sửa xoá chứng từ cũng là một thói quen không tốt.
Thực hiện đúng quy trình kinh doanh trên phần mềm : Hàng hoá phải được nhập trước rồi mới được xuất bán và chuyển kho đi, nếu làm đúng quy trình thì phần mềm sẽ không bị lỗi, tránh gặp những khó khăn rắc rối không cần thiết trong kinh doanh.
Phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên quản lý phần mềm: Nhà quản lý phải thấy được điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên trong công ty để quản lý sao cho hiệu quả, phân công công việc cho từng nhân viên trong công ty, quản lý hoạt động sử dụng phần mềm của nhân viên có hiệu quả hay không.
4. Đánh giá việc sử dụng phần mềm quản lý vào công việc:
Việc áp dụng phần mềm quản lý sẽ mang lại hiệu quả nếu phần mềm đó thực hiện theo đúng quy trình từng khâu trong quản lý kinh doanh. Qua bài viết này hy vọng sẽ giúp các bạn có thêm những kiến thức để sử dụng phần mềm sao cho hợp lý và hiệu quả.
Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng phần mềm phục vụ cho việc kinh doanh hãy đến công ty phần mềm XEP của chúng tôi để được tư vấn, chúng tôi tự tin rằng sẽ đem đến cho bạn một phần mềm quản lý tốt nhất.