Xây dựng một đất nước phát triển, ứng dụng những thành tựu công nghệ hiện đại vào trong mọi mặt của đời sống luôn là xu thế của tất cả các nước trên thế giới và Việt Nam cũng không ngoại lệ. Hiện nay trong cơ quan nhà nước đã bắt đầu áp dụng phần mềm để quản lý để gia tăng tiện ích, giảm các thủ tục các hành chính, tăng tính công khai, minh bạch. Để các bạn hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý trong cơ quan nhà nước chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu nhé
Vì sao cần phải áp dụng phần mềm quản lý sổ sách trong cơ quan nhà nước, tất nhiên bạn sẽ bất ngờ với những lợi ích mà nó đem lại.
1. Quản lý văn bản giấy tờ.
Với định hướng của chính phủ, nhiều cơ quan nhà nước và các bộ ngành tại các tỉnh thành trên cả nước đã đưa vào hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành để hình thành mô hình văn phòng tiện ích, hạn chế giấy tờ sổ sách. Phần mềm cho phép các cơ quan tổ chức quản lý hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, đồng thời giúp bạn tiết kiệm được thời gian chi phí, nhân lực cho việc in ấn, chuyển phát văn bản so với cách thức thủ công trước kia.
So với trước kia nếu như nhập một văn bản, thì những người làm văn phòng phải thực hiện vào sổ văn bản, sau đó chuyển phát tớ đơn vị theo đường bưu điện, điều này khá mất thời gian. Nhưng nếu sử dụng phần mềm khi bạn muốn chuyển văn bản đi đâu chỉ cần chọn văn bản cần gửi, tích vào nơi nhận trên hệ thống. Thật thuận tiện và dễ dàng đúng không nào.
2. Quản trị và phân quyền cho người sử dụng.
Mỗi người dùng sẽ được người quản trị hệ thống cung cấp một tài khoản try cập gồm tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập vào phần mềm, tuỳ theo quyền hạn của người dùng mà có các chức năng tương ứng.
Trong hệ thống quản lý nhà nước , phần mềm sẽ quản lý người dùng , thông tin hệ thống, người dùng sẽ được người quản trị phân quyền hạn trên hệ thống và làm việc dựa trên sự phân quyền của người quản trị.
3. Phần mềm quản lý có tính mở.
Đối với người làm trong các cơ quan nhà nước thì việc quản lý hồ sơ là công việc rất khó khăn và phải có tính cẩn thận. Nhưng đừng lo lắng vì phần mềm quản lý sẽ cho phép người dùng quản lý danh mục hồ sơ theo từng tháng, từng năm, một cách dễ dàng và chính xác.
Phần mềm sẽ cho phép bạn tự tạo các trường tin cho văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc. Danh mục trường tin mẫu văn bản gồm các trường mô tả về văn bản ở các thể loại văn bản như: Số thứ tự VB, Ngày VB, tác giả, nơi cấp, nơi gửi, phân loại, Tên gọi, Ý kiến giải quyết, xử lý.
4. Phần mềm luôn cập nhật báo cáo thống kê linh hoạt nhanh chóng.
Phần mềm quản lý có hệ thống báo cáo thống kê để phục vụ tổng hợp, báo cáo văn bản theo yêu cầu, ngoài ra những văn bản đến văn bản đi đều được thực hiện nhanh chóng và phân hệ rõ ràng.
Tìm kiếm nhanh chóng: Phần mềm giúp người dùng tìm kiếm văn bản tại danh mục văn bản, hồ sơ mà không cần phải xác định chuỗi kí tự tìm kiếm đang nằm ở trường thông tin nào.
Hệ thống nâng cấp: Phần mềm cho phép người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm khác nhau, để kết quả tìm kiếm được chính xác nhất.
5. Phần mềm có tính bảo mật cao.
Như các bạn đã biết hồ sơ giấy tờ, chứng từ của nhà nước điều phải được bảo mật một cách cẩn thận, tránh tình trạng rò rỉ ra bên ngoài. Phần mềm quản lý sẽ giúp cho mọi văn bản giấy tờ đều được bảo mật một cách cẩn thận, hệ thống được bảo mật theo ba mức đó là mức mạng, mức cơ sở dữ liệu, mức ứng dụng.
6. Đánh giá về việc dùng phần mềm quản lý sổ sách trong cơ quan nhà nước:
Phần mềm giúp cho việc quản lý sổ sách nhà nước được thuận tiện, chính xác và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc quản lý truyền thống trước kia. Tiết kiệm được thời gian và sức lực đáng kể . Với những thông tin trên hy vọng các bạn có thêm được những thông tin về phần mềm quản lý và ứng dụng tốt vào công việc của mình.