Cuộc sống của chúng ta ngày càng hiện đại, mọi thiết bị xung quanh chúng ta dần dần đều có các loại kết nối thông dụng như wifi, NFC, blutooth low enegry, … Hòa nhập xu thế đó thì các loại máy in ngày nay của chúng ta cũng được trang bị nhiều kết nối hơn, phổ biến nhất chúng ta có thể thấy là wifi. Thật tiện lợi khi chúng ta có thể in được mọi lúc mọi nơi chỉ cần có mạng internet. Không cần có dây kết nối, có thể in trên cả các thiết bị di động, chỉ là hai trong số rất nhiều lợi ích khi chúng ta sử dụng các loại máy in có kết nối không dây. Tuy nhiên để sử dụng chúng một cách tiện lợi thì chúng ta phải kể đến linh hồn của những hệ thống này đó chính là phần mềm. hôm nay trong bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về một loại phần mềm tương đối mới đó chính là "Phần mềm quản lý hệ thống máy in chạy online"
1. Cách quản lý truyền thống hiện nay
- Hiện nay đa số các văn phòng đều ít quan tâm đến việc quản lý các hệ thống máy in hoặc máy photocopy ở văn phòng của mình. Một phần là do thiếu hiểu biết và có thể do nguyên nhân khách quan là mỗi nhân viên đều được trang bị một máy in riêng để sử dụng.
- Tuy nhiên không phải văn phòng nào cũng có đủ điều kiện tài chính như vậy.
- Đa số sẽ chỏ có từ 1 – 2 máy in nên việc sử dụng chung khá khó khăn, và khó quản lý, giải pháp là sử dụng một phần mềm để quản lý các hệ thống máy in này.
2. Giao diện và chức năng của phần mềm.
- Đăng nhập : để được sử dụng máy in thì người cần phải được cấp phép từ người quản trị, đây là yêu cầu bắt buộc đối với người dùng để tránh tình trạng lãng phí giấy. Đối với mỗi một tài khoảng người dùng hệ thống sẽ tự động thống kê số lượng giấy đã in theo hàng tháng. Vì hệ thống này là hệ thống online nên người dùng có thể đăng nhập trên giao diện web khi truy cập vào wift văn phòng hoặc bất kỳ nơi nào có kết nối mạng.
- In ấn : sau khi truy cập được phần mềm người dùng chỉ cần lựa chọn máy in ở vị trí thích hợp sau đó chọn file cần in, cuối cùng nếu chúng ta có yêu cầu in đặt biệt như 2 mặt hoặc in trên khổ giấy ngang thì có thể vào tùy chọn in để cài đặt các cấu hình như mong muốn. trước đây thì trên mỗi máy in lại có một giao diện cài đặt khác nhau khiến cho việc tùy chọn in rất khó khăn khi chúng ta không quen sử dụng loại máy in đó. Nhờ vào việc sử dụng phần mềm sẽ tự động tạo ra cấu hình in với từng loại máy in khác nhau có trong văn phòng. Như vậy người dùng sẽ không cần quan tâm đến việc cài đặt hệ thống nữa mà chỉ cần sử dụng.
- Cài đặt : đây là giao diện dành riêng cho người quản trị phần mềm dùng để cài đặt các thông số về ip, cấu hình, driver cho hệ thống máy in. Để có thể thêm được máy in vào hệ thống người quản trị chỉ cần tìm ra địa chỉ ip của máy in vừa kết nối bằng cách quét các ip đang có trong mạng LAN hoặc wifi sau đó cài đặt và thêm cấu hình in cho máy in mới. Cuối cùng là kiểm tra thử và máy in đã sẵn sàng để sử dụng.
3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm.
- Quản lý hệ thống máy in một các tập trung và chuyên nghiệp. đây là lợi ích lớn nhất của việc sử dụng phần mềm vì nó có giao diện trực quan, dễ sử dụng dễ thao tác, dễ sử dụng. nếu không sử dụng phần mềm chúng ta sẽ phải mất thời gian tìm hiều về việc cài đặt và cấu hình địa chỉ ip cho máy in thì nay với việc chỉ cần bật phần mềm, quét ip trong mạng LAN thì mọi việc còn lại chỉ là kết nối và in.
- In trên mọi thiết bị chỉ cần có kết nối với wifi hoặc mạng LAN. Trước đây để có thể in được một báo cáo từ email thì chúng ta buộc phải sử dụng máy tính mới có thể in được, tuy nhiên khi có hệ thống phần mềm quản lý thì chúng ta chỉ cần kết nối điện thoại với hệ thống chọn máy in và in tài liệu. công việc còn lại là ấn vào nút in mà thôi.
- Giảm thiểu chi phí mua sắm máy in vì nhiều nhân viên có thể sử dụng chung một hệ thống máy in hoặc photocopy. Nếu không sử dụng phần mềm quản lý thì mỗi công ty phải đầu tư số lượng máy in khá nhiều và đôi khi là dư thừa do không có nhu cầu sử dụng.
- Tiết kiệm không gian văn phòng. So với việc đầu tư mua sắm số lượng máy in trên số lượng nhân viên thì việc đầu tư sử dụng một phần mềm quản lý với chỉ sử dụng duy nhất một hoặc hai máy in là điều lý tưởng. Sử dụng ít máy in hơn đồng nghĩa với việc tiết kiệm không gian và diện tích
4. Những nơi không nên sử dụng phần mềm.
- Đảm bảo yêu cầu về bảo mật tài liệu : tuy với vô vàn lợi ích từ việc sử dụng hệ thống quản lý online nhưng nếu những bản hợp đồng có chứa nội dung bí mật khinh doanh của công ty thì chúng ta không nên in qua hệ thống này vì rất có thể chúng sẽ làm lộ thông tin. Vì không được trang bị những công nghệ bảo mật đường truyền chuyên dụng
- Số lượng nhân viên tương đối ít và văn phòng có quy mô nhỏ : với những đối tượng ít sử dụng máy in hoặc số lượng nhân viên ít thì có thêr sử dụng phương pháp chia sẻ máy in trong hệ thống mạng nội bộ
- Chi phí văn phòng phẩm hạn hẹp : đa số các máy in có kết nối wifi đều là nhưng máy in hiện đại và có giá thành tương đối cao, vì vậy việc đầu tư hệ thông máy in không dây với chi phí khá lớn là điều khó khăn
5. Kết luận.
- Khoa học công nghệ ngày càng phát triển mang lại nhiều lợi ích thiết thực . Sử dụng các hệ thống quản lý máy in online thì chúng sẽ mang lại nhiều ưu điểm hơn so với việc sử dụng phương pháp quản lý theo cách truyền thống.
- Việc sử dụng và kết nối với máy in cũng trở nên đơn giản và công việc in ấn tài liệu, văn bản sẽ trở nên dễ dàng.
Nếu bạn có nhu cầu viết phần mềm quản lý hệ thống máy in chạy online hãy liên hệ ngay với chúng tôi, công ty chuyên viết phần mềm theo yêu cầu để được tư vấn và giải quyết vấn đề hiện tại của các bạn