Thời trang hiện nay là xu thế của mọi người, ai ai cũng muốn khoát lên mình những bộ thời trang đẹp nhất, hiện đại nhất và luôn luôn cập nhật xu thế mới. Vì vậy hiện nay có rất nhiều của hàng thời trang mọc lên. Với nhu cầu cao như hiện nay, mỗi ngày cửa hàng bán ra hàng ngàn sản phẩm là chuyện tất yếu. Có những cửa hàng bán lẻ trực tiếp, có những cửa hàng bán sỉ cho đối tác. Vậy làm sao để chúng ta quản lý được sản phẩm, tồn kho và giá cả cho số lượng hàng hóa lớn như vậy là một thách thức không nhỏ đối với chủ cửa hàng. Trước kia chúng ta thường dùng excel để quản lý nhưng nó có nhiều hạn chế và không linh hoạt, vậy giải pháp đưa ra là dùng phần mềm ứng dụng để quản lý. Tuy nhiên mỗi cửa hàng lại có một đặc thù buôn bán khác nhau nên không thể dùng chung 1 phần mềm cho tất cả. Hãy đến với công ty chúng tôi, công ty chuyên viết phần mềm theo yêu cầu XEP để giải quyết vấn đề của bạn.
Để đáp ứng được nhu cầu của các chủ cửa hàng, phần mềm thông thường sẽ có những chức năng chính như sau:
- Quản lý người dùng
- Quản lý nhà cung cấp
- Danh mục màu
- Danh mục size
- Quản lý khách hàng
- Quản lý nhóm mặt hàng
- Quản lý sản phẩm
- Quản lý kho hàng
- Quản lý nhân viên kho
- Nhập kho sản phẩm
- Chuyển kho sản phẩm
- Thông báo nhập kho
- Quản ký kiểm kê sản phẩm
- Quản lý đơn hàng
- Thống kê nhập kho theo sản phẩm
- Thống kê xuất kho theo sản phẩm
- Thống kê tồn kho
1. Quản lý người dùng
- Phần mềm sẽ phân ra thành 2 quyền admin và user. Admin có thể quản lý toàn bộ hệ thống, user chỉ cho phép nhập liệu, xuất nhập kho, bán hàng, theo dõi tồn kho
- Quản lý người dùng thông thường sẽ gồm tên người dùng, số điện thoại, email, tên đăng nhập, mật khẩu và địa chỉ
- Admin có thể thêm, xóa hoặc sửa thông tin người dùng một cách linh hoạt
2. Quản lý nhà cung cấp
- Hệ thống sẽ quản lý tất cả các nhà cung cấp mà chủ cửa hàng lấy hàng
- Mỗi nhà cung cấp sẽ có mã nhà cung cấp và tên nhà cung cấp
- Khi phát sinh nhà cung cấp mới, admin sẽ thêm vào để quản lý
3. Quản lý danh mục màu
- Chương trình sẽ quản lý tất cả các màu của từng loại sản phẩm, môi sản phẩm có nhiều màu khác nhau
- Phần mềm sẽ hiện thị màu sắc trực quan bao gồm mã màu, tên màu, màu sắc
- Nhân viên có thể thêm xóa sửa màu sắc bất kỳ để phù hợp với mục đích sử dụng của mình
4. Quản lý danh mục size
- Đặc thù của kho quần áo là mỗi loại có nhiều size khác nhau. Do đó chung ta phải quản lý tất cả các size cần thiết
- Nhân viên có thể thêm vào một size bất kỳ hoặc xóa sửa theo ý muốn
5. Quản lý khách hàng
- Phần mềm sẽ quản lý những khách hàng tiềm năng của cửa hàng.
- Mỗi khách hàng mua hàng đều được lưu lại thông tin để chăm sócKhách hàng bao gồm tên khách hàng, địa chỉ, email, số điện thoại
- Khi chúng ta quản lý khách hàng, chúng ta sẽ biết được doanh số bán cho khách hàng đó là bao nhiêu, quản lý được công nợ của từng khách hàng
- Nhân viên có thể thêm , xóa, sửa thông tin khách hàng một cách linh hoạt
6. Quản lý nhóm mặt hàng
- Mỗi sản phẩm sẽ thuộc một nhóm mặt hàng riêng, ví dụ Áo Thun Cổ Trái Tim sẽ thuộc nhóm mặt hàng Áo Thun
- Mục đích có nhóm mặt hàng là để người dùng dễ quản lý và thống kê sản phẩm sau này
- Nhân viên có thể thêm nhóm mặt hàng bất kỳ nếu sau này phát sinh
7. Quản lý sản phẩm
- Sản phẩm quần áo hoặc thời trang thông thường sẽ bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, nhóm mặt hàng, màu, size, ghi chú
- Khi thêm sản phẩm chúng ta phải xác định được sản phẩm đó thuộc nhóm mặt hàng nào.
- Tiếp theo chúng ta định nghĩa màu và size cho sản phẩm đóMỗi sản phẩm sẽ có số lượng tồn kho tối thiểu, chúng ta sẽ thêm thông số đó vào để quản lý báo nhập kho sản phẩm
- Nhân viên có thể chỉnh sửa, thêm hoặc xóa sản phẩm bất kỳ
8. Quản lý kho hàng
- Kho hàng rất quan trọng trong việc quản lý hàng hóa. Kho hàng là nơi xác định vị trí nhập kho và xuất kho
- Khi có kho hàng, chúng ta biết được nhập vào kho nào và xuất từ kho nào, biết được số lượng tồn kho
- Nếu phần mềm không xây dựng kho hàng một cách logic thì sẽ rất khó phát triển về sauKho hàng thông thường sẽ bao gồm Mã kho, Tên kho, nhóm mặt hàng
- Admin có thể tạo ra một kho hàng mới khi phát sinh
9. Quản lý nhân viên kho
- Mục đích của nhân viên kho là khi nhập kho mình sẽ chọn lại nhân viên kho để quy trách nhiệm của đơn hàng hoặc nhập kho
- Nhân viên kho bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, số điện thoại, email, địa chỉnh
- Admin có thể thêm, xóa hoặc sửa nhân viên kho
10. Nhập kho sản phẩm
- Sau khi chúng ta đã tạo ra sản phẩm và các kho hàng, bước tiếp theo là phải nhập kho để có thể bán hàngKhi nhập kho chúng ta sẽ có mã phiếu nhập, ngày nhập, chọn nhà cung cấp và chọn kho để nhập
- Phần mềm có chức năng auto complete khi chọn sản phẩm chỉ hiện ra những màu sắc và size của sản phẩm đóMỗi phiếu nhập kho có nhiều sản phẩm tương tứng với nhiều màu và nhiều size khác nhau
- Mỗi sản phẩm sẽ có số lượng và giá nhập khác nhau, phần mềm còn cho phép chọn nhân viên 1 và nhân viên 2 để quản lý
- Nhân viên có thể thêm, xóa, sửa đơn hàng nếu thấy sai sót trong quá trình nhập liệu
- Ngoài ra phần mềm còn có chức năng tiềm kiếm phiếu nhập kho từ ngày đến ngày, qua đó sẽ thống kê được số lượng nhập kho sản phẩm
- Phần mềm còn cho phép tìm kiếm mã phiếu nhập, mã sản phẩm, mã nhà cung cấp một cách linh hoạt nhất
12. Chuyển kho sản phẩm