Thế kỷ 21 với sự tiến bộ vượt bậc về khoa học công nghệ đang hướng con người tới sự tự động hóa, mang lại hiệu quả công việc nhanh chóng và chính xác hơn. Đối với doanh nghiệp nói chung và các cá nhân nói riêng, sử dụng phần mềm thay thế phương pháp thủ công là hướng đi đúng đắn! Tại sao lại như vậy? Cùng chúng tôi phân tích 5 lý do sau đây nhé!
1. Đơn giản hóa quy trình
Nhu cầu phát triển của thị trường hiện nay đã thúc đẩy sự ra đời của nhiều phần mềm hỗ trợ con người như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý công việc, quản lý nhân viên, kho hàng,... Những phần mềm này đặc biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng hỗ trợ đơn giản hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp. Thay vì việc tốn quá nhiều chi phí cho nhân công cũng như chi phí ghi chép và lưu giữ sổ sách, các phần mềm hỗ trợ hoàn toàn đủ khả năng thay thế các phương pháp thủ công cũ trước kia.
Một ví dụ cụ thể như phần mềm kế toán sẽ thay bạn tổng hợp lại toàn bộ các số liệu bán hàng một cách chính xác, tiết kiệm hàng tiếng đồng hồ so với việc bạn phải ngồi lại và thống kê hàng trăm hóa đơn.
2. Nâng cao hiệu quả và tốc độ
Một điều đơn giản có thể dễ nhận thấy là tốc độ tổng hợp và tính toán số liệu của máy tính đương nhiên sẽ cao hơn rất nhiều so với phương pháp thủ công (con người tự tính toán). Hơn thế nữa, trong thời đại 4.0, khi cả thế giới đang hướng tới sự tự động hóa, giải phóng sức lao động, tiết kiệm thời gian cho những công việc cần thiết hơn thì chẳng việc gì bạn phải bỏ lỡ thời giờ cho những thứ máy tính hoàn toàn có thể giúp bạn thực hiện.
3. Số liệu tổng quan, hạn chế gian lận
Đối với các công việc liên quan đến số liệu, đặc biệt là sổ sách, tiền bạc, máy tính sẽ cho kết quả tổng hợp tổng quan và chính xác tuyệt đối. Bạn dễ dàng nhận thấy sự biến động trong quá trình, từ đó tìm ra biện pháp phù hợp thay đổi để tăng lợi nhuận.
Mặt khác, việc sử dụng phần mềm trong quản trị cũng hạn chế sự gian lận trong công việc và số liệu. Nhân viên ít mắc sai sót hơn. Các phần mềm liên quan đến quản lý công việc, quản lý nhân viên cũng giúp người chủ lao động dễ dàng theo dõi và đánh giá chính xác năng lực của nhân viên.
4. Tối ưu hóa chi phí
Nguyên tắc cơ bản trong kinh doanh để thu được lợi nhuận lớn nhất là tối đa hóa doanh thu và hạn chế đến mức thấp nhất mức chi phí bỏ ra. Hay nói cách khác, bạn càng mất ít tiền vốn đầu tư, lợi nhuận của bạn càng lớn. Vậy đối với các doanh nghiệp hay các hộ kinh doanh gia đình, đâu là chi phí lớn nhất? Đó chính là chi phí nhân công.
Để tối ưu hóa chi phí cũng như tận dụng tối đa nguồn sức lao động vốn có, ứng dụng phần mềm công nghệ thay thế phương pháp thủ công là giải pháp hữu hiệu nhất.
5. Dễ dàng theo dõi trên nhiều công cụ
Một ưu điểm khác của các phần mềm hỗ trợ là bạn có thể dễ dàng theo dõi kết quả thường xuyên thông qua nhiều phương tiện như điện thoại, ipad, máy tính,... miễn là có kết nối mạng. Cho dù đang trong một chuyến công tác hay một kỳ nghỉ ngắn hạn, bạn vẫn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng công việc, sổ sách tài chính hay tình trạng kho bãi thông qua internet.
Tổng kết
Đối với các hộ kinh doanh gia đình, phần mềm hỗ trợ thay thế các phương pháp thủ công có thể còn nhiều lạ lẫm và tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thay đổi mô hình kinh doanh, hướng tới xây dựng và phát triển doanh nghiệp quy mô và chuyên nghiệp thì đây là điều không thể thiếu. Về lâu về dài, các phần mềm hiện đại sẽ là đòn bẩy giúp người chủ kiểm soát và phát triển nhanh chóng hơn.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm thay thế phương pháp thủ công là phương hướng phát triển đúng đắn của tương lai. Chúng không chỉ tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên mà về lâu dài còn tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp một cách đáng kể.
Vậy còn bạn thì sao? Bạn đã sẵn sàng để trải nghiệm những phần mềm hỗ trợ thông minh, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn chưa?
>> Xem thêm: Những Điều Cản Trở Sự Phát Triển Của Một Nhà Phát Triển Phần Mềm