Hiện nay chúng ta đã rất quen thuộc với các hình thức thương mại điện tử, các doanh nghiệp cũng đã chú ý đầu tư cho mảng này vì nó tỏ ra có khá nhiều ưu điểm cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bất kỳ một cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng có thể tự tạo cho mình một hệ thống giao hàng và quản lý giao hàng một cách hiện đại. Nếu không có một hệ thống giao hàng và quản lý giao hàng hiện đại, nhanh chóng và chính xác thì sẽ gây rất nhiều khó khăn và tệ hơn là có thể gây mất niềm tin ở khách hàng trong trường hợp hàng hóa bị mất hoặc là hư hỏng trong quá trình vận chuyển của đơn vị vận chuyển.

Chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu một phần mềm khá mới mẻ đó chính là phần mềm quản lý giao nhận chạy online, có thể nói đây là một trong những phần mềm mới được phát triển đưa vào sử dụng tuy nhiên đã tạo được nhiều hiệu quả trong công việc đối mới người sử dụng. Phần mềm này cũng có thể chạy được trên hệ thống VPS ảo của công ty thích hợp với hệ thống điện toán đám mây của doanh nghiệp. Tận dụng tối đa sức mạnh của nền tảng internet phần mềm này cũng có thể

Bạn sẽ phải tiêu tốn khá nhiều thời gian cho các đơn vị vận chuyển bên thứ 3 mỗi khi có các đơn hàng cần giao. Bạn có thể tính xem một ngày chúng ta có bao nhiêu thời gian để có thể đóng gói và giao hàng. Hơn thế nữa mỗi một đơn vị vận chuyển họ lại có một cách đóng gói riêng như thế nếu bạn làm việc từ 2 đơn vị vận chuyển trở lên thì bạn sẽ mất rất nhiều thời gian lãn phí vào việc đóng gói và vận chuyển các đơn hàng của mình.

Bạn sẽ không thể kiểm soát các hoạt động của người vận chuyển đơn hàng của bạn, đơn giản là trách nhiệm vận chuyển lúc này là ở phía đơn vị vận chuyển. bạn không thể làm việc gì khác ngoài chờ đợi thông báo từ đơn vị vận chuyển.

Trong trường hợp khách hàng cần gấp gói hàng thì bạn cũng không thể biết chính xác khi nào gói hàng của bạn được giao đến cho khách hàng. Thông thường đối với các đơn vị vận chuyển phổ biến hiện nay thì sau một ngày trên hệ thống của các đơn vị vận chuyển mới có thể cập nhật tình trạng gói hàng của bạn. Nếu trong trường hợp như vậy bạn cũng không thể chủ động báo cho khách hàng biết về tình trạng gói hàng của bạn.

Bạn chưa có hệ thống quản lý giao hàng của riêng mình mà phải sử dụng chung hệ thống quản lý giao hàng của các đơn vị vận chuyển. điều này gây ra rất nhiều khó khăn vì bạn có số lượng đơn hàng rất lớn cần phải kiểm tra liên tục, trong khi đó hệ thống của các doanh nghiệp vận chuyển chỉ phù hợp cho các khách hàng cá nhân vì họ có số lượng chỉ từ 1 – 2 đơn hàng cần kiểm tra trong khi đó bạn có đến hàng chục thậm chí hàng trăm đơn hàng đang được vận chuyển

Cuối cùng là bạn không thể quản lý số tiền thu về sau mỗi ngày vì tùy mỗi dịch vụ vận chuyển mà thời gian tiền về tài khoản của bạn sẽ khác nhau. Với các hệ thống quản lý hiện nay của các đơn vị vận chuyển thì bạn hoàn toàn không thể biết được một cách chính xác về tài chính, điều này sẽ ảnh hưởng khá lớn đến hoạt động kinh doanh của cửa doanh nghiệp hoặc của hàng của bạn.

Tiết kiệm thời gian giao hàng : khi sử dụng hệ thống quản lý giao hàng khách hàng có thể tiết kiệm được hơn 50% thời gian so với việc quản lý theo cách truyền thống. với hệ thống phần mềm sẽ tự động quản lý giúp bạn toàn bộ các đơn hang từ lúc đóng gói đến lúc khách hàng nhận được hàng hóa và tiền về đến tài khoảng của bạn

Kiểm soát đơn hàng chính xác theo thời gian thực, với việc sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý riêng biệt người dùng hoàn toàn có thể kiểm tra một hoạt nhiều đơn hàng trên hệ thống cùng một lúc theo thời gian trực tuyến khi người dùng yêu cầu kiểm tra. Trong khi kiểm tra các đơn hàng người dùng còn có thể biết chính xác các thông tin của đơn hàng như vị trí, nhân viên đi giao đơn hàng đó, …

Theo dõi tiền hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng. Vì đây là phần mềm chỉ có một hệ thống cửa hàng của bạn sử dụng nên hoàn toàn có thể kiểm tra một cách chính xác tình trạng hàng hóa có được thanh toán hay chưa, nếu hàng hóa bị chuyển hoàn trong quá trình vận chuyển thì phần mềm cũng sẽ báo cáo cho người dùng qua báo cáo hằng ngày. Nếu đơn hàng được khách hàng thanh toán thành công phần mềm sẽ tự động trích xuất mã số của đơn hàng để kết thúc quá trình giao hàng.

Kiểm soát shipper chính xác. Với số lượng đơn hàng nhiều thì việc kiểm soát các nhân viên ship hàng là điều rất cần thiết vì nó cho chúng ta biết tiến độ giao hàng của các nhân viên vận chuyển. với hệ thống kiểm soát này còn có thể đánh giá hiệu quả làm việc của từng shipper qua đó giúp đánh giá năng lực của nhân viên vận chuyển. hơn thế nữa phần mềm còn có phiên bản chạy trên các điện thoại thông minh để giúp chủ cửa hàng biết chính xác vị trí hiện tại của shipper để dễ dàng quản lý tiến độ giao hàng.

3.1 Tiếp nhận đơn hàng :

Tiếp nhận đơn hàng thủ công : trong trường hợp cửa hàng của chúng ta không sử dụng các hệ thống quản lý bán hàng và không tự động xuất đơn hàng thì người dùng có thể tự điền các thông tin của đơn hàng lên phần mềm thông qua giao diện nhận đơn hàng thủ công. Người dùng chỉ cần các thông tin cơ bản của đơn hàng, còn việc quản lý đơn hàng thì phần mềm có thể quản lý đơn hàng độc lập thông qua một hệ thống cơ sở dữ liệu riêng của phần mềm, mỗi đơn hàng sẽ được gắn một mã số riêng và sẽ không trùng khớp với bất kỳ đơn hàng nào trong hệ thống

Tiếp nhận đơn hàng tự động: nếu cửa hàng của bạn có sử dụng một hệ thống bán hàng thì phần mềm quản lý giao hàng cũng có thể kết nối với phần mềm quản lý bán hàng thông qua một số bước cấu hình hệ thống. sau khi chúng ta kết nối được hai hệ thông phần mềm thì phần mềm quản lý giao hàng có thể tự động quản lý toàn bộ các đơn hàng theo hệ thống mã số và thông tin của đơn hàng được lưu chung vào hệ thống cơ sở dữ liệu của hệ thống phần mềm quản lý kinh doanh.

3.2 Đóng gói : Trong quá trình đóng gói nhân viên sẽ in hóa đơn bao gồm có các thông tin của đơn hàng và cả giá trị của đơn hàng cùng với mã số trên hệ thống quản lý của đơn hàng. Sau đó trên phần mềm sẽ tự động chuyển trạng thái của đơn hàng sang đã đóng gói. Người sử dụng phần mềm có thể giám sát quá trình thực hiện đóng gói đơn hàng, trong thời gian nhất định bộ phận đóng gói phải hoàn thành xong một số lượng đơn hàng và không được để xảy ra tình trạng chậm hoặc muộn quá 24h kể từ khi tiếp nhận được đơn hàng từ phía khách hàng.

3.3 Đang giao hàng : Sau khi hoàn tất quá trình đóng gói đơn hàng sẽ được chuyển đến cho shipper hoặc các đơn vị vận chuyển để chuyển đến khách hàng. Đối với các đơn vị vận chuyển phần mềm sẽ tự động kiểm tra theo định kỳ tiến độ giao hàng nếu có phát sinh sự cố trong quá trình giao hàng thì phần mềm sẽ thông báo cho người sử dụng biết về tình trạng của đơn hàng. Đối với trường hợp đơn hàng được giao cho nhân viên vận chuyển, phần mềm cũng có phiên bản dành cho SmartPhone được cài đặt trên điện thoại của nhân viên giao hàng để có thể quản lý chính xác vị trí của nhân viên để chủ cửa hàng có thể quản lý theo thời gian thực.

3.4 Đã giao hàng : Sau khi nhân viên giao hàng cho khách hàng thì phần mềm sẽ thông báo kết quả có giao hàng thành công hay không cho khách hàng. Trong trường hợp nếu giao hàng không thành công nhân viên giao hàng sẽ báo cáo trực tiếp cho quản lý để đưa ra biện pháp xử lý đối với đơn hàng

3.5 Đã thu tiền : Trong trường hợp đơn hàng được giao cho khách hàng thành công và khách hàng đã thanh toán giá trị đơn hàng cho nhân viên phần mềm sẽ chuyển trạng thái đơn hàng sang tình trạng đã thu tiền thành công.

3.6 Xác nhận giao hàng thành công :Xác nhận giao hang thành công là bước quản lý cuối cùng của phần mềm đối với một đơn hàng. Sau khi nhân viên vận chuyển giao hàng thành công cho khách hàng, giá trị của đơn hàng đã được khách hàng thanh toán thì tiền sẽ được chuyển khoảng trực tiếp vào tài khoản của chủ cửa hàng. Đến đây thì một đơn hàng xem như là đã được giao dịch thành công giữa khách hàng và cửa hàng

Tuy mới phát triển trong một vài năm trở lại đây nhưng những phần mềm quản lý và phục vụ cho hệ thống thương mại điện tử đang phát triển rất mạnh mẽ trong một vài năm trở lại đây. Thương mại điện tử cũng là xu hướng phát triển của tương lai, trong thời đại phát triển công nghệ một cách nhanh chóng thì những phần mềm , hệ thống quản lý cũng được phát triển ngày càng thông minh và hiện đại hơn nhằm đáp ứng nhu cầu của con người trong thời đại mới

Trước khi có những phần mềm quản lý giao hàng như hiện nay, chúng ta thường mất rất nhiều thời gian cho công việc quản lý giao hàng và hệ thống giao hàng lúc này cũng chưa thực sự phát triển mạnh mẽ. vì vậy với việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý giao hàng cho phép người sử dụng và khách hàng có nhiều thuận lợi trong việc mua bán và trao đổi hàng hóa.