Hiện nay đối với các công ty, nhà máy, xí nghiệp thì hầu như đều sử dụng các phần mềm, hệ thống quản lý kho bãi. Những hệ thống này đã gần như trở thành một thành phần rất quan trọng. con người hiện nay không thể thực hiện những công việc quản lý hàng chục thậm chí hàng trăm kho bãi lớn nhỏ của công ty. Việc ứng dụng các hệ thống phần mềm quản lý kho bãi đã mang lại rất nhiều lợi ích và gần nhu là một trong những thứ không thể thay thế

Tuy nhiên hâu hết kho của các công ty lại thường không nằm gần nhau, chúng có thể nằm cách nhau hàng chục thậm chí hàng trăm ngàn cây số. vấn đề đặt ra ở đây là cần phải phát triển một loại phần mềm quản lý kho bãi mới. hệ thống phần mề mới này phải kết hợp được với cơ sở dữ liệu của phần mềm cũ, hoạt động một cách ổn định và chính xác như các phần mềm cũ, tuy nhiên phải có thêm chức năng liên kết giữa các phần mềm từ xa thông qua hệ thống mạng internet

Nếu thực hiện được các chức năng trên thì phần mềm mới này sẽ được rất nhiều công ty và doanh nghiệp sử dụng vì đa số hiện nay số lượng kho bãi , số đơn hàng nhập xuất của mỗi kho có thể lên đến hàng ngàn trong mỗi ngày.

Trên thực tế hiện nay đã có một số công ty phần mềm đã thiết kế và xây dụng được các hệ thống phần mềm quản lý kho bãi chạy online như vậy. trong phạm vi bài viết này sẽ giới thiệu một cách đầy đủ nhất về hệ thống phần mềm mới này. Chúng ta cùng bắt đầu tìm hiểu

Các công ty, doanh nghiệp có số lượng kho bãi lớn : với số lượng kho bãi lớn thì con người hầu như không thể quản lý chúng theo các phương pháp thủ công thông thường mà nên sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý trực tuyến.

Hệ thống các kho nằm cách xa nhau :đối với các công ty lớn thì việc các kho hàng nằm xa nhau là điều dễ hiểu. Với tình hinhf này thì không gì hiệu quả bằng việc sử dụng một phần mềm quản lý online.

Số lượt nhập xuất đơn hàng tại các kho nhiều : với số lượng truy xuất đơn hàng nhiều thì chúng ta nên sử dụng hệ thống theo dõi kho online để bảo đảm việc quản lý một cách trực tuyến và liên tục

Cần có hệ thống quản lý theo thời gian thực

Người sử dụng có nhu cầu quản lý trực tuyến bằng website hoặc là ứng dụng trên mobile :hiện nay đa số các CEO các công ty lớn đều có tuổi đời còn rất trẻ,ho luôn có xu hướng tiếp cận với công nghệ nên phần mềm quản lý kho online rất phù hợp với các đối tượng này.

Có khả năng liên kết, đồng bộ giữa các hệ thống phần mềm độc lập thành một hệ thống phần mềm thống nhất. truy xuất hệ thống csdl một cách tập trung. Thay vì trước đây chúng ta phải quản lý từng kho riêng với từng hệ thống máy tính và cơ sở dữ liệu riêng lẻ không tập trung thig nay với cơ chế quản lý trực tuyến chúng ta hoàn toàn yên tâm với cơ chế quản lý của phần mềm mới. chỉ một hệ thống duy nhất chỉ có một cơ sở dữ liệu duy nhất.

Tăng tính chính xác của hệ thống phần mềm do được quản lý một cách tập trung. Trước đây chúng ta thường sử dụng các hệ thống riêng lẻ cho mỗi kho điều nay đã gây ra không ít sự khó khan cho những người làm thống kê vì mỗi phần mềm lại có một nguôn ngữ thiết kế khác nhau. Tuy nhiên hiện nay chúng ta đã loại bỏ được hoàn toàn điều đó với việc sử dụng hệ thống quản lý kho bãi mới này.

Tiết kiệm thời gian cho nhân viên quản lý kho. Với việc chỉ sử dụng một hệ thống phần mềm duy nhất sẽ tránh sảy ra sai sót trong quá trình thao tác của nhân viên.

Mỗi hoạt động bất kỳ của kho hoặc hệ thống kho đều được báo cáo ngay lập tức cho người dùng theo thời gian thực. Với cơ chế hoạt động được thiết kế trên nền internet thì việc theo dõi qua thời gian thực là hoàn toàn thực hiện được.

3.1 Đăng nhập hệ thống : hệ thống phần mềm mới là hệ thống được thết kế để sử dụng trên nền tảng online có kết nối internet tốc độ cao nên để có thể sử dụng được phần mềm người sử dụng cần nhập thông tin về tên truy cập và mật khẩu được người quản trị cấp. Đặc biệt khác với các hệ thống phần mềm cũ người dung chỉ có thể sử dụng phần mềm đó tại một kho nhất định thì nay với việc sử dụng hệ thống online thì một nhân viên có thể sử duụ phần mềm ở khắp các kho có trang bị hệ thống quản lý bằng phần mềm

3.2 Liên kết phần mềm : vì là hệ thống quản lý kho online nên khi sử dụng phần mềm chúng ta nên kết nối internet cho máy tính thì mới có thể sử dụng hết tính năng của hệ thống phần mềm này. Chức năng liên kết phần mềm dung để kết nối đến máy chủ của công ty để đồng bộ số liệu với hệ thống cơ sở dữ liệu.

3.3 Quản lý kho : quản lý kho là chức năng cơ bản nhất của phần mềm, bao gồm một số chức năng con sau

3.3.1 Nhập kho : khi có hàng hóa hoặc sản phẩm mới được nhập vào kho, nhân viên sẽ thông kê số lượng và cập nhật vào hệ thống phần mềm bằng phiếu nhập kho

3.3.2 Xuất kho : khi có yêu cầu xuất kho, người sử dụng nhập số lượng cũng như chủng loại hàng hóa cần xuất đi. Hệ thống phần mềm sẽ tự động tìm và xuất ra các thông tin của hàng hóa như vị trí, tình trạng, ngày nhập, ngày hết hạng,….. các thông tin trên sẽ được in kèm với phiếu xuất kho để người sử dụng tiện kiểm tra và theo dõi trên hệ thống.

3.3.3 Thống kê kho :khi nhân viên cần tìm kiếm hoặc có yêu cầu báo cáo thống kê thì hệ thống sẽ tự động tìm kiếm trên kho và báo cáo các thông tin theo đúng yêu cầu của nhân viên. Ngoài việc báo cáo thống kê trực tiếp cho nhân viên quản lý kho thì một điểm mạnh của phần mềm là có thể báo cáo trực tiếp cho người quản lý thông qua hệ thống website hoặc ứng dụng trên điện thoại thông minh

3.4 Truy xuất hệ thống kho: ưu điểm chính của hệ thống quản lý kho online là nó giúp người dùng theo dõi và quản lý kho một cách trực tuyến tuy nhiên ngoài ra nếu công ty hoặc xí nghiệp có nhiều nhà kho thì có thể liên kết lại để quản lý một cách tập trung và thống nhất. điều này cực kỳ tiện lợi cho các công ty bán hàng trực tuyến vì chúng sẽ cần nhiều truy xuất các đơn hàng lẻ ở các kho khác nhau.

3.5 Đối với một đơn hàng nhất định hệ thống sẽ xác định xem kho hàng hiện tại có đáp ứng đầy đủ hay không. Nếu đơn hàng đầy đủ hệ thống sẽ tự động in phiếu xuất hàng như bình thường nếu không đủ hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem có kho hàng nào gần nhất có hàng để đưa ra gợi ý cho người sử dụng.

3.6 Thống kê báo cáo : cũng giống như một hệ thống phần mềm thông thường thì thống kê báo cáo là một trong những chức năng không thể thiếu . với những hệ thống phát triển trên nền tảng internet thì đây là một điểm mạnh không thể bỏ qua. Các chức năng thống kê và báo cáo đều chạy theo thời gian thực và bảo đảm cho bạn không bỏ lỡ bất hỳ một hoạt động nhập xuất nào của kho, cũng như các kho hàng khác trong hệ thống. hãy thử tưởng tượng bạn sẽ không còn phải chờ đến cuối tuần hoặc là cuối tháng nữa mà bất kỳ lúc nào có hoạt động nhập xuất bạn đều có thể kiểm tra ngay lập tức. tránh sảy ra tình trạng nhầm lẫn, sai sót của nhân viên.

Quản lý kho bãi và vận chuyển vốn là một trong những khâu quan trọng ảnh hưởng đến thành công hay thất bại trong kinh doanh của nhà đầu tư, công ty, doanh nghiệp. Với sự ra đời và úng ụng vào trong quá trình sản xuất một cách mạnh mẽ như hiện nay cũa những phần mềm nghiệp vụ kinh doanh trên nền tảng đám mây như hiện nay đã và đang góp phần thúc đẩy sự phát triển cho các công ty nói riêng và cả nền kinh tế nói chung.

Nền kinn tế của chúng ta phát triển ngày một nhanh hơn yêu cầu về sử dụng các phần mềm quản lý online cũng ngày một tăng. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng chúng ta nên chú ý khả năng bảo mật của hệ thống, nên tìm các công ty uy tín để thiết kế và xây dựng phần mềm cho chúng ta sử dụng. không nên tiết kiệm mà hợp đồng với những công ty phần mềm không đủ trình độ và khả năng để tránh xẩy ra những hậu quả đáng tiếc.