Phần mềm chuyển phát nhanh là một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa. Với các tính năng như quản lý đơn hàng, theo dõi vận chuyển, quản lý khách hàng và nhân viên, phần mềm này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tăng cường sự minh bạch và linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Bằng cách sử dụng phần mềm chuyển phát nhanh, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý đơn hàng, theo dõi vị trí của bưu kiện và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Điều này giúp tạo ra một trải nghiệm đáng tin cậy và tiện lợi cho cả người bán và người mua hàng.   

 

 

Một hệ thống phần mềm quản lý giao nhận hoàn chỉnh cần phải đáp ứng đầy đủ 3 thành phần cơ bản sau:

- Website giới thiệu dịch vụ

- Phần mềm quản lý để tạo đơn hàng sau đó phân công và theo dõi

- App mobile để nhân viên giao nhận tự cập nhật đơn hàng nhanh chóng

Một công ty làm dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp không thể thiếu một hệ thống như vậy. Đặc thù của nghề giao nhận đòi hỏi bạn phải xử lý số lượng lớn đơn hàng trong ngày, nếu sử dụng hệ thống này bạn sẽ tăng gấp nhiều lần hiệu quả so với làm việc trên excel hoặc các phần mềm giao nhận chưa hoàn chỉnh khác.

 

Phần mềm sẽ giải quyết vấn đề:

• Quản lý hiệu quả: Phần mềm giúp bạn quản lý toàn bộ quy trình giao nhận từ việc tạo đơn hàng, phân công nhân viên, theo dõi vận chuyển đến việc thanh toán và báo cáo. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.

 

 

 

• Tối ưu hóa vận chuyển: Bằng cách cung cấp thông tin về vị trí và trạng thái của bưu kiện trong thời gian thực, phần mềm giúp bạn tối ưu hóa quá trình vận chuyển và cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh chóng và chính xác.

 

 

• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Khách hàng sẽ được hưởng một trải nghiệm giao nhận mượt mà và tiện lợi hơn bao giờ hết. Từ việc đặt hàng, theo dõi đơn hàng đến thanh toán, tất cả đều được thực hiện một cách dễ dàng thông qua website và ứng dụng di động.

 

 

• Minh bạch và tin cậy: Phần mềm cung cấp tính năng theo dõi tiền thu hộ và lịch sử thanh toán, giúp tạo ra sự minh bạch và tin cậy trong quan hệ kinh doanh giữa bạn và khách hàng.
• Tích hợp thanh toán linh hoạt: Hỗ trợ thanh toán trực tuyến và thu hộ COD, phần mềm giúp đáp ứng nhu cầu thanh toán của mọi loại khách hàng một cách linh hoạt và thuận tiện.

 

 

Nếu không có phần mềm sẽ ra sao?

• Quản lý thủ công khó khăn: Việc quản lý các đơn hàng, thông tin khách hàng, nhân viên và vận chuyển sẽ trở nên rối rắm và không hiệu quả. Sự phụ thuộc vào việc ghi chép bằng tay có thể dẫn đến sai sót và mất mát thông tin.

 

 

• Thiếu tính linh hoạt và độ chính xác: Không có phần mềm, việc theo dõi trạng thái và vị trí của bưu kiện sẽ trở nên khó khăn và không chính xác. Điều này có thể dẫn đến việc giao hàng trễ hạn, làm mất lòng tin của khách hàng.
• Tiêu tốn thời gian và công sức: Quản lý giao nhận bằng phương pháp thủ công yêu cầu nhiều thời gian và công sức. Việc tìm kiếm thông tin, xử lý đơn hàng và tạo báo cáo thường là quá trình đòi hỏi nhiều công việc tay chân.
• Khó khăn trong thanh toán và quản lý tài chính: Thiếu tính toàn diện trong việc quản lý tiền thu hộ và thanh toán có thể dẫn đến sự rối ren trong việc xác định số tiền thu hộ, theo dõi lịch sử thanh toán và quản lý tài chính chung của doanh nghiệp.
• Thiếu tính minh bạch và tin cậy: Khách hàng có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi trạng thái của đơn hàng và biết được vị trí chính xác của bưu kiện của họ. Điều này có thể dẫn đến sự bất mãn và mất lòng tin từ phía khách hàng.

 

 1. Website giới thiệu dịch vụ

- Trang web giới thiệu dịch vụ giao nhận.

- Giới thiệu dịch vụ

- Tin tức liên quan

- Xem bảng giá và thông tin liên hệ.

- Liên kết đến hệ thống quản lý giúp cho khách hàng có thể tự đăng ký, đăng nhập, có thể tự tạo và theo dõi đơn hàng

 

 

2. Phần mềm quản lý

Quản lý người dùng

- Quản lý nhân viên:

• Phần mềm quản lý nhân viên giao hàng, nhân viên văn phòng hay admin.
• Người dùng thông thường sẽ bao gồm: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, căn cước công dân, username và password, loại người dùng, tình trạng làm việc.
• Admin có thể vào phần mềm để thêm người dùng và chọn quyền cho người dùng bao gồm: nhân viên được chia làm 2 loại là nhân viên văn phòng và nhân viên giao nhận.
• Nhân viên văn phòng đăng nhập vào hệ thống để quản lý đơn hàng, phân công và theo dõi hoạt động của nhân viên giao nhận.
• Nhân viên giao nhận sử dụng app mobile để cập nhật trạng thái đơn hàng của mình
• Người dùng có thể quản lý thông tin cá nhân tài khoản của mình.

 

 

- Quản lý khách hàng:

• Admin và nhân viên văn phòng được phân quyền quản lý khách hàng.

• Thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng.
• Lưu trữ lịch sử đơn hàng, lịch sử thanh toán của khách hàng.
• Trả tiền thu hộ COD cho khách hàng.

 

 

- Quản lý xe:

• Phần mềm sẽ quản lý các xe của công ty.
• Admin hay nhân viên văn phòng quản lý có thể vào phần mềm để thêm, sửa thông tin xe hiện có, phân bổ xe cho nhân viên giao hàng.

• Xe thông thường sẽ bao gồm: tên xe, hãng xe, loại xe, tình trạng xe (đang - hoạt động, bảo trì, không hoạt động...), biển số, trọng lượng, nhân viên giao hàng phụ trách.

 

- Phân công xe:

• Gán xe cho từng nhân viên giao nhận dựa trên nhu cầu và khả năng vận chuyển.
• Quản lý và theo dõi việc sử dụng xe của từng nhân viên.

 

 

- Quản lý danh mục:

• Quản lý cài đặt gói cước và mức cước,
• Cài đặt danh mục tỉnh thành, quận huyện: Mỗi quận huyện được quy định một mức cước riêng, nếu thuộc ngoại tỉnh thì chỉ cần 1 mức cước đi tỉnh, còn nếu là nội tỉnh bạn cần cài đặt 3 loại cước là nội thành, ngoại thành 1, ngoại thành 2
• Quản lý chi nhánh: Cho phép cài đặt nhiều chi nhánh để làm việc

 

 

 

- Quản lý đơn hàng (Hàng hóa):

• Phần mềm sẽ quản lý hàng hóa của khách hàng muốn gửi đến người nhận.

• Người dùng (có thể là khách hàng hoặc nhân viên văn phòng) cho phép tạo mới đơn hàng (điền thông tin về người gửi, người nhận, mặt hàng, địa chỉ và dịch vụ mong muốn).
• Gán mã vận đơn và tạo mã vạch cho từng đơn hàng.
• Quản lý trạng thái của đơn hàng (nhân viên văn phòng theo dõi và thay đổi trạng thái đơn hàng).
• Phân loại và ghi nhận trạng thái của đơn hàng (như đang giao, giao thành công, đang trả hàng, hoàn tất, hủy...).
• In đơn hàng và mã vận đơn để dán lên bưu kiện để nhân viên giao nhận sử dụng app mobile quét.

 

 

- Phân công giao hàng:

• Admin hoặc nhân viên văn phòng (phân công giao hàng) phân công đơn hàng cho từng nhân viên giao nhận.
• Phân công có thể được thực hiện bằng cách gán đơn hàng cho nhân viên cụ thể hoặc cho các nhóm nhân viên.
• Có 2 loại phân công là phân công giao và phân công nhận
• Phân công theo 2 cách: Phân công bằng tay và phân công bằng máy quét mã vạch

 

 

- Theo dõi vận chuyển:

• Cập nhật trạng thái vận chuyển và vị trí của bưu kiện cho khách hàng và nhân viên giao nhận.

- Báo cáo và thống kê:

• Tạo báo cáo về hoạt động giao nhận và sử dụng xe.
• Phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất và tối ưu quy trình làm việc.

 

 

- Theo dõi tiền thu hộ:

• Khách hàng có thể theo dõi chi tiết tiền thu hộ của mình từ màn hình này, bao gồm số tiền hiện tại và lịch sử thanh toán.

 

 

- Thanh toán:

• Hỗ trợ thanh toán trực tuyến và thu hộ COD.
• Liên kết với các cổng thanh toán phổ biến hoặc tích hợp cổng thanh toán riêng.

 

 

3. App Mobile

- Nhân viên giao nhận (App mobile):

• Mỗi nhân viên giao nhận được cấp một tài khoản để đăng nhập vào app. App được xây dựng nhằm giúp nhân viên giao nhận cập nhật trạng thái đơn hàng nhanh nhất có thể:

+ Xem tất cả các đơn hàng được phân công giao hoặc nhận

 

 

 

          + Cập nhật trạng thái đơn hàng bằng tay hoặc bằng mã vạch

 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng Phần Mềm Chuyển Phát Nhanh  hãy liên hệ ngay với chúng tôi bằng cách click vào Đăng Ký hoặc hotline 0968996877 để chúng tôi tư vấn và chúng tôi sẽ gửi bản demo cho các bạn