Một công ty cung cấp vật liệu xây dựng thông thường có nhiều khâu khác nhau, từ công đoạn mua nguyên liệu, lấy nguyên liệu để sản xuất ra thành phẩm, quản lý tồn kho và định mức nguyên liệu, tồn kho thành phẩm, phân biệt sản phẩm tự sản xuất hoặc mua trực tiếp... tất cả đều cần một phần mềm hoàn hảo để quản lý tất cả các công việc này. Nếu như quản lý thủ công hay bằng excel gần như một điều chắc chắn là sẽ sai sót và nhầm lẫn số liệu, từ đó dẫn đến nguồn tài chính của công ty bị thất thoát khá nhiều.

Năm được vấn đề đó, công ty phần mềm XEP của chúng tôi đã đưa ra giải pháp tối ưu và hiệu quản cho các công ty mua bán hoặc sản xuất vật liệu xây dựng. Mỗi công ty có những đặc thù khác nhau nên công ty chúng tôi sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu đặc thù riêng để đáp ứng được nhu cầu hiện tại của từng công ty chúng tôi thực hiện

Trong danh mục người dùng thể hiện những thông tin cơ bản của người dùng như: ID, họ tên, giới tính, số điện thoại, email, địa chỉ, quyền,...

Hệ thống hỗ trợ cho admin tìm kiếm một người dùng cụ thể với thao tác đơn giản: gõ tên hoặc ID và nhấn chọn Tìm kiếm. Khi thêm mới một người dùng cụ thể, admin nhấn chọn Thêm mới và nhập các thông tin cơ bản của người dùng mới.

Đồng thời có thể chỉnh sửa hoặc xóa thông tin của một người dùng, bằng cách nhấn chọn vào hai biểu tượng tương ứng nằm bên phải của thông tin người dùng.

Với mỗi quyền khác nhau sẽ có các thao tác được thực hiện và ẩn đi các thao tác bị cấm. Như với quyền nhân viên sẽ được quản lý: Danh mục (danh mục nhà cung cấp, danh mục đơn vị tính, danh mục vật tư, danh mục sản phẩm), Bán hàng (nhập kho vật tư, xuất bán vật tư, dặt hàng, công nợ mua vật tư, công nợ bán vật tư), Sản xuất (nhập kho vật tư, xuất sử dụng vật tư, xuất bán sản phẩm, quản lý chi phí sản xuất).

Danh mục công ty thể hiện danh sách thông tin cơ bản của các công ty như: Tên công ty, ghi chú, chi tiết về công ty đó.

Người dùng có thể thêm một công ty mới, tìm kiếm một công ty cụ thể bằng tên công ty, sửa hoặc xóa thông tin của một tông ty đã có.

Thể hiện danh sách thông tin của các công trình như: tên công ty, tên công trình, ghi chú.

Để tìm kiếm một công trình, người dùng gõ tên công trình hoặc nhấn chọn tên công ty phụ trách công trình đó. Để thêm mới, người dùng nhấn chọn Thêm mới và nhập các thông tin của công trình. Người dùng có thể sửa hoặc xóa thông tin của một công trình bằng 2 biểu tượng tương ứng nằm bên phải thông tin của công trình đó.

Danh mục đội hiển thị danh sách những thông tin của đội như: tên công ty, tên công trình, tên đội, ghi chú,...

Người dùng có thể tìm kiếm một danh mục đội cụ thể qua các thông tin như công ty, công trình, tên đội.

Như các thao tác ở danh mục phía trên, người dùng cũng có thể thêm mới một đội, sửa hoặc xóa đội cụ thể đã có.

Ở đây hiển thị danh sách thông tin về nhà cung cấp: tên nhà cung cấp, số hợp đồng, ghi chú,...

Người dùng có thể tìm kiếm nhà cung cấp thông qua tên nhà cung cấp. Để thêm mới một nhà cung cấp, người dùng nhấn chọn Thêm mới và nhập các thông tin cơ bản. Đồng thời người dùng có thể sửa hoặc xóa thông tin của một nhà cung cấp cụ thể.

Trong danh mục này, hệ thống sẽ hiển thị những thông tin về đơn vị tính như: STT, tên đơn vị tính, ghi chú.

Để tìm kiếm một đơn vị tính, người dùng gõ tên đơn vị tính và nhấn chọn tìm kiếm. Muốn thêm mới thì người dùng nhấn chọn thêm mới và nhập các thông tin cơ bản. Muốn sửa hoặc xóa một thông tin đơn vị tính cụ thể, người dùng nhấn chọn 2 biểu tượng tương ứng nằm bên phải thông tin đó.

Danh mục này thể hiện danh sách những thông tin về vật tư: tên vật tư, tên đơn vị tính, số lượng tồn, ghi chú,...

Để tìm kiếm một vật tư cụ thể, người dùng gõ tên vật tư hoặc chọn đơn vị tính. Hệ thống cũng hỗ trợ cho người dùng thêm mới một vật tư và sửa hoặc xóa một thông tin vật tư cụ thể đã có.

Danh mục sản phẩm hiển thị những thông tin của sản phẩm đó như: tên sản phẩm, tên đơn vị tính, ghi chú.

Tương tự như các danh mục phía trên, người dùng tìm kiếm một sản phẩm qua tên sản phẩm hoặc chọn đơn vị tính.

Người dùng cũng có thể sửa hoặc xóa một sản phẩm cụ thể bằng cách nhấn chọn vào 2 biểu tượng tương ứng nằm bên phải thông tin sản phẩm đó.

Phần này sẽ thể hiện danh sách những thông tin nhập kho vật tư như: nhà cung cấp, số hợp đồng, ngày nhập, số VT, VAT, TT+VAT, số tiền trả BĐ, ghi chú.

Để tìm kiếm thì người dùng sẽ nhập phạm vi ngày, mã phiếu nhập, số hợp đồng và chọn nhà cung cấp. Đồng thời người dùng có thể thêm mới, sửa hoặc xóa thông tin của một vật tư cụ thể được nhập kho. Đồng thời có thêm chức năng Trả để người dùng dễ quản lý.

Tương tự như nhập kho vật tư, xuất bán vật tư cũng thể hiện danh sách những thông tin xuất bán vật tư: mã phiếu xuất, ngày xuất, loại, số HD, số VT, VAT, TT, TT+VAT, số tiền trả BĐ.

Người dùng có thể tìm kiếm vật tư được xuất bán bằng cách nhập phạm vi ngày, mã phiếu xuất, số hợp đồng, công ty mua và nhấn chọn tìm kiếm.

Và cũng có thể trả, thêm mới, xóa hoặc sửa một vật tư cụ thể được xuất bán.

Ở đây sẽ hiển thị danh sách những thông tin của đơn hàng: mã đơn hàng, ngày lập, nhà cung cấp, khách hàng, số hợp đồng, số vật tư, tổng số lượng, tình trạng.

Để tìm kiếm đơn hàng cụ thể, người dùng nhập phạm vi ngày, mã đơn hàng, số hợp đồng và nhấn chọn tìm kiếm. Hệ thống cũng hỗ trợ người dùng thêm mới một đơn hàng, xóa hoặc sửa thông tin của một đơn hàng đã có, đồng thời có thêm chức năng In đặt hàng vô cùng tiện lợi.

Trong này sẽ hiển thị những thông tin của công nợ mua vật tư như: mã phiếu nhập, nhà cung cấp, số hợp đồng, ngày nhập, số vật tư, tổng tiền, đã trả và còn lại.

Người dùng có thể tìm kiếm bằng cách nhập phạm vi ngày, mã phiếu nhập, số hợp đồng, chọn nhà cung cấp và nhấn chọn tìm kiếm. Ở đây sẽ không có chức năng thêm, sửa hoặc xóa mà tương ứng với công nợ sẽ có chức năng trả nợ. Khi muốn trả một phần hoặc toàn phần tổng số tiền đó, người dùng chỉ cần nhập số tiền và hệ thống sẽ tự động trừ đi.

Tương tự như công nợ mua vật tư thì công nợ bán vật tư cũng hiển thị danh sách những thông tin cơ bản như: mã phiếu xuất, ngày xuất, loại, số hợp đồng, số vật tư, tổng tiền, đã trả, còn lại.

Và để tìm kiếm, người dùng nhập phạm vi ngày, mã phiếu xuất, khách hàng, số hợp đồng và nhấn chọn Tìm kiếm. Cũng như ở công nợ mua vật tư, ở đây sẽ không hỗ trợ chức năng thêm hoặc xóa hoặc sửa một công nợ, mà thay vào đó sẽ có chức năng trả nợ khi người dùng muốn trả một phần hay toàn phần tổng số tiền đó.

Ở đây sẽ hiển thị danh sách những thông tin về nhập kho vật tư sản xuất như: mã phiếu nhập, nhà cung cấp, số hợp đồng, ngày nhập, số vật tư, tổng tiền, ghi chú.

Để tìm kiếm thì người dùng nhập phạm vi ngày, mã phiếu nhập, số hợp đồng và chọn nhà cung cấp, sau đó nhấn chọn tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiện ra những vật tư sản xuất được nhập có thông tin trùng khớp.

Nếu cần thêm mới, người dùng nhấn chọn Thêm mới và nhập các thông tin cơ bản cần thiết. Hệ thống cũng hỗ trợ người dùng sửa hoặc xóa thông tin của một vật tư sản xuất được nhập cụ thể.

Trong xuất sử dụng vật tư sẽ thể hiện danh sách những thông tin như: mã phiếu xuất, ngày xuất, số vật tư, số lượng.

Tương tự người dùng cũng có thể thêm mới một vật tư được xuất sử dụng. Hoặc sửa, xóa thông tin một vật tư cụ thể bằng cách nhấn chọn 2 biểu tượng tương ứng nằm bên phải thông tin cần thao tác.

Xuất bán sản phẩm hiển thị những thông tin của sản phẩm được xuất bán như: mã phiếu xuất, ngày xuất, số hợp đồng, số vật tư, tổng tiền.

Để tìm kiếm, người dùng nhập phạm vi ngày, mã phiếu xuất, số hợp đồng, công ty mua và nhấn chọn tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiện ra những sản phẩm có thông tin trùng với thông tin tìm kiếm.

Đồng thời người dùng có thể thêm mới một sản phẩm được xuất bán, sửa hoặc xóa thông tin một sản phẩm đã có.

Trong quản lý chi phí sản xuất, hệ thống sẽ hiển thị danh sách những thông tin về chi phí sản xuất như: ngày, chi phí vật liệu, chi phí thiết bị, chi phí lương, chi phí khác.

Bước tìm kiếm trong phần này rất đơn giản, người dùng chỉ cần nhập phạm vi ngày và nhấn chọn tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị những chi phí có thông tin trùng khớp.

Khi cần thêm mới một chi phí, người dùng nhấn chọn Thêm mới và nhập thông tin. Để sửa hoặc xóa một chi phí đã có, người dùng nhấn chọn 1 trong 2 biểu tượng tương ứng nằm bên phải thông tin đó.

Trong phần này hệ thống sẽ hiển thị danh sách những thông thống kê về nhập và xuất của vật tư bán hàng: tên vật tư, đơn vị tính, nhà cung cấp, tổng SLNK, tổng tiền NK, tổng SLXK, tổng tiền XK, SL tồn.

Ở đây danh sách sẽ thống kê tất cả vật tư bán hàng khi xuất và nhập, giao diện dễ nhìn và thao tác đơn giản giúp người dùng dễ theo dõi và đưa ra quyết định.

Người dùng có thể tìm kiếm bằng cách nhập phạm vi ngày, tên vật tư và chọn nhà cung cấp, sau đó nhấn chọn tìm kiếm.

Ở phần này sẽ thống kê cho người dùng những thông tin chi tiết nhập vật tư bán hàng: ngày nhập, tên vật tư, đơn vị tính, nhà cung cấp, số hợp đồng, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Hệ thống sẽ hỗ trợ chức năng tìm kiếm cho người dùng với thao tác đơn giản, chỉ cần nhập phạm vi ngày, tên vật tư, chọn nhà cung cấp và nhấn chọn tìm kiếm. Sau đó hệ thống sẽ hiển thị những vật tư được nhập có thông tin trùng khớp.

Tương tự như thống kê chi tiết nhập vật tư bán hàng, ở đây sẽ thống kê những thông tin của vật tư bán hàng được xuất như: ngày xuất, tên vật tư, đơn vị tính, nhà cung cấp, công trình/đội, số hợp đồng, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Và người dùng có thể tìm kiếm bằng cách nhập phạm vi ngày, tên vật tư, chọn nhà cung cấp và nhấn tìm kiếm.

Ở đây sẽ thống kê những thông tin nhập xuất của vật tư sản xuất như: tên vật tư, nhà cung cấp, đơn vị tính, tổng SL nhập kho, tổng tiền nhập, số lượng tồn.

Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng chức năng tìm kiếm, thao tác tương tự như các mục thống kê ở trên, người dùng nhập vào phạm vi ngày, tên vật tư và chọn nhà cung cấp, sau khi nhấn tìm kiếm hệ thống sẽ hiển thị những thông tin trùng khớp.

Phần thống kê này thể hiện những chi tiết của vật tư sản xuất được nhập như: ngày nhập, tên vật tư, đơn vị tính, nhà cung cấp, số hợp đồng, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Người dùng có thể tìm kiếm bằng cách nhập phạm vị ngày, tên vật tư và chọn nhà cung cấp, sau đó nhấn chọn tìm kiếm.

Đặc biệt ở mục thống kê này, hệ thống hỗ trợ người dùng chức năng Xuất file excel, người dùng chỉ cần nhấn chọn Xuất file excel mà không cần thực hiện thêm bất kì thao tác nào khác.

Tương tự như thống kê phía trên, phần thống kê này cũng hiển thị những chi tiết của vật tư sản xuất nhưng là khi được xuất: ngày xuất, tên vật tư, đơn vị tính, nhà cung cấp, công trình/đội, số lượng.

Và hệ thống cũng hỗ trợ người dùng 2 chức năng đó là tìm kiếm và xuất file excel. Khi cần tìm kiếm, người dùng nhập phạm vi ngày, tên vật tư và chọn nhà cung cấp, mọi thao tác đều giống như mục thống kê phía trên. Khi cần xuất file excel, người dùng nhấn chọn xuất file excel, các thao tác tương tự nhau để tạo giao diện dễ nhìn và giúp người dùng dễ dàng thao tác.

Đây là một chức năng riêng biệt, người dùng chỉ cần nhập mật khẩu cũ và nhập lại 2 lần mật khẩu mới để xác nhận và nhấn chọn Lưu là có thể đổi mật khẩu mới.