Hiện nay chúng ta đã rất quen thuộc với các hình thức thương mại điện tử, các doanh nghiệp cũng đã chú ý đầu tư cho mảng này vì nó tỏ ra có khá nhiều ưu điểm cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bất kỳ một cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng có thể tự tạo cho mình một hệ thống giao hàng và quản lý giao hàng một cách hiện đại. Nếu không có một hệ thống giao hàng và quản lý giao hàng hiện đại, nhanh chóng và chính xác thì sẽ gây rất nhiều khó khăn và tệ hơn là có thể gây mất niềm tin ở khách hàng trong trường hợp hàng hóa bị mất hoặc là hư hỏng trong quá trình vận chuyển của đơn vị vận chuyển.

Công ty phần mềm XEP giới thiệu phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa chạy online với những chức năng chính như sau:

1.1 Danh mục người dùng

Phần này cho phép admin quản lý người dùng (tìm kiếm, thêm, sửa, xóa) theo các thông tin cá nhân như: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ,....

Admin có thể tìm kiếm người dùng bằng cách gõ Họ tên, chức vụ và nhấn chọn Tìm kiếm. Sau đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách những người có tên hoặc chức vụ liên quan giống như admin đã nhập trước đó.

Nếu muốn cập nhật lại thông tin cá nhân của người dùng, admin nhấn chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây bút nằm ở bên phải thông tin người dùng). Sau đó admin cập nhật lại thông tin và nhấn chọn Sửa để hệ thống lưu lại thông tin vừa cập nhật.

Khi cần xóa một người dùng, admin nhấn chọn biểu tượng Xóa (hình dấu X nằm bên phải thông tin người dùng), hệ thống sẽ hiện ra 1 thông báo để xác nhận lại việc muốn xóa người dùng đó hay không để đề phòng trường hợp admin bấm nhầm biểu tượng Xóa.

Khi Thêm người dùng, admin nhập những thông tin cơ bản của người dùng, sau đó nhấn chọn Lưu để lưu lại những thông tin vừa nhập. Nếu không muốn tiếp tục Lưu nữa thì admin chọn Hủy để quay lại giao diện Quản lý người dùng.

1.2 Danh mục khách hàng

Danh mục này giúp admin quản lý được khách hàng (tìm kiếm, thêm/sửa/xóa) từ những thông tin cơ bản như: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, tên đăng nhập, mật khẩu,...

Khi muốn tìm kiếm khách hàng cụ thể, admin nhập tên của khách hàng hoặc số điện thoại sau đó nhấn chọn Tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị danh sách những khách hàng có tên hoặc số điện thoại trùng với tên và số điện thoại admin vừa nhập. Sau đó admin chỉ cần tìm kiếm khách hàng muốn tìm trong danh sách vừa hiện.

Khi muốn cập nhật lại thông tin khách hàng, admin nhấn chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây bút nằm ở bên phải thông tin khách hàng. Sau khi cập nhật lại thông tin khách hàng, admin nhấn chọn Sửa để lưu thông tin vừa cập nhật vào hệ thống.

Muốn xóa một khách hàng ra khỏi danh sách, admin nhấn chọn biểu tượng Xóa (hình dấu X nằm bên phải thông tin khách hàng), hệ thống sẽ hiện ra 1 thông báo để xác nhận lại việc muốn xóa khách hàng đó.

Nếu muốn thêm khách hàng mới, admin nhập những thông tin cơ bản của khách hàng và sau đó nhấn Lưu. Đặc biệt hệ thống còn hỗ trợ admin tick chọn vào Import Excel, khi đó thông tin người dùng sẽ được thêm vào file Excel.

1.3 Danh mục loại sản phẩm

Danh mục loại sản phẩm giúp admin quản lý những sản phẩm của mình (tìm kiếm, thêm, sửa, xóa) thông qua những thông tin cơ bản của sản phẩm như: Tên loại sản phẩm, đơn vị tính, ghi chú.

Khi cần tìm kiếm sản phẩm cụ thể, admin gõ Tên loại sản phẩm và nhấn chọn Tìm kiếm, sau đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách những loại sản phẩm có tên trùng với tên mà admin vừa nhập.

Nếu muốn thêm loại sản phẩm mới thì sau khi nhấn chọn Thêm mới, admin nhập những thông tin cơ bản của loại sản phẩm mới và nhấn nút Lưu để thêm sản phẩm vừa nhập.

Muốn sửa lại thông tin của loại sản phẩm, admin nhấn chọn biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây bút nằm ở bên phải thông tin loại sản phẩm) và nhập lại thông tin muốn sửa.

Muốn xóa một loại sản phẩm ra khỏi danh sách, admin nhấn chọn biểu tượng Xóa (hình dấu X nằm bên phải thông tin khách hàng), hệ thống sẽ hiện ra 1 thông báo để xác nhận lại việc xóa sản phẩm đó.

1.4 Danh mục kho

Danh mục kho giúp admin quản lý về kho (tìm kiếm, thêm, sửa, xóa) theo những thông tin cơ bản của nhà kho như: tên, vị trí,...

tương tự như các danh mục phía trên, hệ thống hỗ trợ tìm kiếm, thêm, sửa, xóa kho theo ý muốn của admin. trong phần tìm kiếm, admin chỉ cần gõ tên kho và nhấn chọn tìm kiếm, hệ thống sẽ tự động hiển thị danh sách những kho có tên giống tên admin vừa nhập.

Về những chức năng như thêm, sửa, xóa của danh mục sản phẩm giống như các danh mục bên trên.

giao diện thao tác của từng danh mục tương tự nhau để admin dễ dàng sử dụng.

1.5 Danh mục tỉnh

Danh mục tỉnh quản lý những thông tin về tỉnh như: tên tỉnh, các quận huyện. Và đặc biệt ở tính năng này không những giúp admin tìm kiếm, thêm, sửa, xóa các tỉnh mà còn hỗ trợ thêm, sửa, xóa các quận huyện trong tỉnh đó.

Để tìm kiếm 1 tỉnh, admin chỉ cần gõ tên tỉnh và nhấn chọn Tìm kiếm, hệ thống cũng sẽ hiển thị danh sách các tỉnh có tên giống với tên admin vừa nhập. Những chức năng thêm, sửa, xóa tỉnh tương tự như thêm, sửa, xóa đã đề cập ở các danh mục phia trên.

Đặc biệt khi nhấn vào Danh sách quận huyện của tỉnh đó, admin có thể sửa, xóa quận huyện đã chọn theo thao tác tương tự như khi muốn sửa xóa các danh mục phía trên. Còn khi muốn Thêm 1 quận huyện thì admin chỉ cần thêm tên của quận huyện mới, sau đó nhấn chọn Lưu vậy là thêm thành công.

Tính năng này cho phép admin quản lý tất cả các đơn hàng như: tìm kiếm, import excel, thêm mới.

Cũng như chức năng Tìm kiếm ở các danh mục phía trên, admin nhập những thông tin về đơn hàng mình muốn tìm và nhấn chọn Tìm kiếm. Hệ thống sẽ hiện ra danh sách những đơn hàng có dữ liệu trùng với dữ liệu mà admin vừa nhập.

Trong tính năng này hỗ trợ thêm cho admin chức năng Import excel, giúp admin không cần phải nhập thủ công những đơn hàng mà truyền vào 1 file excel chứa thông tin các đơn hàng. Việc này giúp admin đỡ tốn thời gian nhập liệu hơn và là ưu điểm đặc biệt của ứng dụng này.

Trong Thêm thông tin đơn hàng có ô tick chọn Hoàn thành, khi thu được tiền của đơn hàng đó thì admin sẽ tick vào ô, nếu chưa thu tiền thì admin sẽ thêm đơn hàng mà không tick chọn vào ô Hoàn Thành.

Sau khi đã thêm đơn hàng, admin còn có thể thêm chi tiết về đơn hàng đó, nghĩa là thêm các thông tin về tên loại sản phẩm, số lượng và sau đó hệ thống sẽ tự tính tiền cước cho đơn hàng đó. Giúp hạn chế thời gian tính toán chi phí, đồng thời thể hiện thông tin của đơn hàng một cách rõ ràng.

Trong tính năng quản lý chi tiêu, admin có thể tìm kiếm chi tiêu bằng cách nhập phạm vi ngày, hệ thống sẽ hiển thị danh sách những bảng chi tiêu nằm trong phạm vi ngày đó.

Đồng thời admin cũng có quyền sửa và xóa chi tiêu cụ thể nào đó, thao tác tương tự như sửa và xóa của các danh mục trên.

Khi thêm một chi tiêu mới, admin chỉ cần nhập những thông tin cụ thể của chi tiêu như: ngày chi, số tiền và nội dung.

4.1 Thống kê đơn hàng

Phần này giúp admin tổng kết tất cả các đơn hàng, đồng thời admin có quyền tìm kiếm đơn hàng theo phạm vi ngày lập, mã đơn hàng, tên kho, tình trạng đơn hàng. Chế độ tìm kiếm được thiết lập để admin tìm được những đơn hàng chưa giao, đang chờ xử lý hoặc những đơn hàng có vấn đề.

Ứng dụng không những thống kê các đơn hàng mà còn có thể xem chi tiết đơn hàng đó nếu cần. Đây là điểm tiện lợi của ứng dụng, admin không phải quay trở ra phần đơn hàng và tìm đơn hàng cần xem vì chi tiết đơn hàng được để ngay trong thông tin đơn hàng.

4.2 Thống kê nhân viên thu tiền

Bảng thống kê này không những giúp admin tổng hợp được thông tin của nhân viên giao mà còn tổng hợp cả những thông tin của đơn hàng mà nhân viên đó chịu trách nhiệm như: mã đơn hàng, ngày lập, khách hàng, kho, tổng số lượng, tổng tiền hàng, tổng tiền cước và tình trạng đơn hàng.

Ở đây admin có quyền tìm kiếm thông tin dù không nhớ rõ ngày cụ thể của hóa đơn đó, admin chỉ cần nhập phạm vi ngày và nhấn chọn Tìm kiếm, hệ thống sẽ tự động hiển thị danh sách các thông tin trên của những hóa đơn nằm trong phạm vi ngày mà admin vừa nhập.

Để nâng cao tính bảo mật, ứng dụng có thêm tính năng đổi mật khẩu hiện tại với những thao tác cực kì đơn giản. Admin chỉ cần nhập mật khẩu cũ, nhập mật khẩu mới và cuối cùng là nhập lại lần nữa mật khẩu mới là đã đổi xong mật khẩu. Admin nên đổi mật khẩu thường xuyên để nâng cao tính bảo mật của tài khoản.